Mẫu Hợp đồng thuê văn phòng

Mẫu Hợp đồng thuê văn phòng

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi Luật sư Trần Đình Tri.  Luật sư Trần Đình Tri - thuộc Đoàn luật sư Tp. HCM, với kinh nghiệm hơn 10 năm trong các lĩnh vực chuyên môn như:

• Tư vấn giải quyết các phát sinh trong hoạt động Đầu tư và kinh doanh bất động sản, cung cấp giải pháp mua bán hoặc cấp giấy chứng nhận cho Nhà đất xây sai phép; đang tranh chấp; nhà mua giấy tay; thừa kế có yếu tố nước ngoài; hết thời hiệu thừa kế; nguồn gốc tặng cho - cho mượn - chiếm hữu không rõ ràng …
• Tư vấn giải quyết thủ tục liên quan đến Hôn nhân gia đình, thoả thuận về tài sản trước khi kết hôn, tranh chấp tài sản của vợ chồng, quyền nuôi con, cấp dưỡng, kết hôn và ly hôn có yếu tố nước ngoài, thuận tình ly hôn nhanh…

>> Tư vấn miễn phí với Luật sư Trần Đình Tri.

1. Các nội dung chính của Hợp đồng thuê văn phòng

Các nội dung chính cần phải có trong Hợp đồng thuê văn phòng:

• Tên, địa chỉ, thông tin của các bên;
• Đối tượng và mục đích cho thuê;
• Thời hạn hợp đồng và gia hạn;
• Giá thuê và các chi phí khác;
• Phương thức và thời hạn thanh toán;
• Thời điểm bàn giao văn phòng;
• Quyền và nghĩa vụ của các bên;
• Trách nhiệm của các bên do vi phạm hợp đồng;
• Điều khoản về bảo mật;
• Điều khoản về bất khả kháng;
• Hiệu lực và chấm dứt hợp đồng;
• Giải quyết tranh chấp;
• Các thỏa thuận khác phù hợp với quy định pháp luật.

2. Các điểm cần lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng

a. Địa điểm và diện tích thuê/cho thuê:

Phải nêu diện tích thuê văn phòng chính xác là bao nhiêu từ đó xác định giá thuê phù hợp.

b. Thời gian thuê và điều kiện gia hạn:

Cần nêu rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc của thời hạn thuê. Ngày bắt đầu tính tiền thuê là ngày nào, Bên cho thuê có dành thời gian cho Bên thuê trang trí văn phòng và không tính tiền thuê trong khoảng thời gian này hay không. Việc gia hạn hợp đồng được thực hiện như thế nào, phải thông báo trước bao lâu.

c. Giá thuê và chi phí thuê văn phòng:

Giá thuê các bên phải thỏa thuận chi tiết là đã bao gồm hay chưa bao bao gồm thuế GTGT và tất cả các loại thuế có liên quan có thể phát sinh từ hợp đồng thuê văn phòng; các chi phí dịch vụ như tiền điện, nước, điện thoại, fax, internet, chi phí dịch vụ vệ sinh trong văn phòng, các chi phí phát sinh liên đến các dịch vụ, tiện ích tòa nhà như: lễ tân, an ninh, phí gửi xe, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, vận hành thang máy, diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh … do bên nào trả. Việc thỏa thuận chi tiết sẽ tránh được những tranh chấp không cần thiết trong quá trình thực hiện hợp đồng.

d. Điều khoản về bảo dưỡng, sửa chữa văn phòng và các trang thiết bị trong văn phòng:

Việc bảo dưỡng, sửa chữa văn phòng được quy định như thế nào, bên nào phải chịu thanh toán các chi phí này cũng là điều cần được đề cập đến.

e. Điều khoản chấm dứt hợp đồng:

Nêu rõ các trường hợp chấm dứt hợp đồng, khi nào thì các bên được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Ngoài ra, các bên cũng cần thỏa thuận về quyền của bên thuê khi có sự thay đổi về chủ sở hữu văn phòng cho thuê và vấn đề cho thuê lại.

3. Hợp đồng thuê văn phòng chịu sự điều chỉnh của các quy định nào?

• Căn cứ Bộ Luật dân sự 2015;
• Căn cứ Luật Nhà ở năm 2014;
• Luật kinh doanh bất động sản 2014.

Nếu muốn tư vấn về Hợp đồng thuê văn phòng, bạn có thể liên hệ Luật sư Trần Đình Tri theo thông tin sau:

• Điện thoại : 0961 477 522
• Email: lshoasen18@gmail.com
• Địa chỉ: 441/15b Điện Biên Phủ, P.25, Bình Thạnh, Tp. HCM (gần ngã tư Hàng Xanh).

HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG

Số:_____________

Hợp Đồng này được lập và ký ngày …tháng…năm…..giữa:

Bên Cho thuê: [Tên đăng ký]

Trụ sở chính: […]

GCNĐKKD số: […]                                               Được cấp bởi: […]

Điện thoại: […]                                                       Fax: […]                        

Đại diện bởi: […]                                                    Chức vụ: […]

Sau đây được gọi là “Bên A”.

Bên Thuê: [Tên đăng ký]

Trụ sở chính: […]

GCNĐKKD số: […]                                               Được cấp bởi: […]

Điện thoại: […]                                                       Fax: […]                        

Đại diện bởi: […]                                                    Chức vụ: […]

Sau đây được gọi là “Bên B”.

Bên A và Bên B (sau đây gọi riêng là “Bên” và gọi chung là “Các Bên”) đồng ý ký kết Hợp đồng Thuê Văn phòng (“Hợp Đồng”) với những điều khoản như sau:

Điều 1. Đối tượng và mục đích cho thuê

1.1.      Bên A đồng ý cho Bên B thuê Văn phòng, đồng thời cho phép Bên B sử dụng tất cả hệ thống điện nước và các trang thiết bị, công trình phụ trợ hiện có của Văn phòng với các đặc điểm như sau:

              -        Vị trí Văn phòng: ….(vị trí Văn phòng được thuê trong toà nhà)

              -        Diện tích Văn phòng:

                      +          Tổng diện tích sàn xây dựng: ….

                      +          Diện tích xây dựng: …

              -        Số tầng: ….

              -        Các thông tin khác: …..

1.2.      Mục đích thuê: làm Văn phòng theo đúng ngành nghề kinh doanh của Bên B.

Điều 2.   Thời hạn hợp đồng và gia hạn

2.1.      Thời Hạn Thuê: bắt đầu từ ….. và sẽ chấm dứt vào ….

2.2.   Gia hạn Hợp Đồng:

Nếu Bên B muốn gia hạn Hợp Đồng thì sẽ gởi thông báo bằng văn bản cho Bên A ít nhất một (01) tháng trước ngày hết hạn Hợp đồng.

Nếu Bên B không gửi thông báo như trên cho Bên A trong thời hạn nói trên, Hợp Đồng này sẽ tự động chấm dứt vào ngày hết hạn theo quy định tại Hợp đồng này.

Điều 3.   Giá thuê và các chi phí khác

3.1.      Giá thuê: ………đồng/tháng

Bằng chữ: …..

3.2.      Tiền thuê này đã bao gồm thuế GTGT và tất cả các loại thuế có liên quan có thể phát sinh từ hợp đồng này nhưng không bao gồm tiền điện, nước, điện thoại, fax, internet, chi phí dịch vụ vệ sinh trong Văn phòng và các chi phí khác do Bên B sử dụng. Các chi phí này Bên B thanh toán trực tiếp cho các bên cung cấp theo tất cả các hóa đơn hàng tháng phát sinh từ việc sử dụng dịch vụ của Bên B.

(Các bên có thể thỏa thuận tiền thuê Văn phòng không bao gồm các chi phí phát sinh liên qua như thuế, phí, phí gửi xe…)

Điều 4.   Phương thức và thời hạn thanh toán

4.1        Phương thức thanh toán: Bên B Thanh toán bằng tiền Việt Nam thông qua hình thức chuyển khoản vào tài khoản của Bên A theo các thông tin dưới đây:

Chủ tài khoản    : […]

Tài khoản số      : […]

Tại Ngân hàng   : […]

4.2        Thời hạn thực hiện thanh toán: Bên B sẽ thanh toán cho Bên A ….(theo tháng/quý/thỏa thuận khác). Lần thanh toán tiền thuê đầu tiên sẽ được thực hiện trong vòng …. ngày kể từ ngày bàn giao Văn phòng. Lần thanh toán tiếp theo và mỗi lần thanh toán sau đó sẽ được Bên B thanh toán cho Bên A vào ngày …….và theo nguyên tắc trả tiền trước sử dụng sau.

Điều 5.    Thời điểm bàn giao Văn phòng

5.1                Bên B sẽ bàn giao Văn phòng trong tình trạng trống cùng các trang thiết bị theo thiết kế hiện có của Văn phòng cho Bên A trong vòng ….. ngày kể từ ngày ký hợp đồng này.

5.2                Biên Bản Bàn Giao sẽ được lập và ký bởi đại diện hợp pháp của các Bên và là một phần không thể tách rời của Hợp Đồng.

5.3                Nếu một Bên làm chậm trễ việc bàn giao Văn phòng thì Bên đó sẽ chịu mọi trách nhiệm đối với Bên kia cho bất kỳ thiệt hại nào phát sinh từ việc chậm trễ này, bao gồm tiền phạt và bồi thường thiệt hại.

Điều 6.   Quyền và nghĩa vụ của Bên Cho thuê

6.1        Quyền của Bên Cho thuê:

6.1.1       Yêu cầu Bên Thuê nhận bàn giao Văn phòng theo thời hạn đã thỏa thuận tại Điều 5 của Hợp đồng này;

6.1.2       Yêu cầu Bên Thuê thanh toán đủ tiền thuê theo thời hạn và phương thức thỏa thuận tại Điều 4 của Hợp đồng này;

6.1.3       Yêu cầu Bên Thuê bảo quản, sử dụng Văn phòng theo đúng hiện trạng đã liệt kê tại Điều 1 của Hợp đồng này;

6.1.4       Yêu cầu Bên Thuê bồi thường thiệt hại hoặc sửa chữa phần hư hỏng do lỗi của Bên Thuê gây ra;

6.1.5       Cải tạo, nâng cấp Văn phòng cho thuê khi được Bên Thuê đồng ý nhưng không được gây ảnh hưởng cho Bên Thuê;

6.1.6       Yêu cầu Bên Thuê giao lại Văn phòng khi hết thời hạn thuê;

6.1.7       Bên A được quyền kiểm tra tình trạng Văn phòng sau khi Bên A thông báo cho Bên B bằng văn bản trước 01 ngày (24 giờ).

6.1.8       Có quyền đơn phương chấm dứt Hợp đồng, thu hồi Văn phòng cho thuê, các tài sản cho thuê khác trước thời hạn, không phải bồi thường bất cứ khoản nào, nếu Bên B có hành vi:

-          Bên B thanh toán trễ hạn tiền thuê quá 30 ngày kể từ ngày đến hạn thanh toán.

-          Bên B làm hư hại nghiêm trọng đến Văn phòng cho thuê, gây ô nhiễm môi trường nghiêm trọng ảnh hưởng đến khu vực xung quanh, hoặc làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến an ninh an toàn trong khu vực.

-          Bên B bị đình chỉ hoạt động sản xuất, giải thể, phá sản hoặc bị thu hồi giấy phép bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

-          Bên B vi phạm một trong các điều khoản trong Hợp đồng này nhưng không khắc phục dù Bên A đã thông báo nhắc nhở bằng văn bản 03 (ba) lần.

6.2        Nghĩa vụ của Bên Cho thuê:

6.2.1       Giao Văn phòng cho Bên Thuê theo thỏa thuận trong hợp đồng và hướng dẫn Bên Thuê sử dụng Văn phòng theo đúng công năng, thiết kế tại Điều 1 của Hợp đồng này;

6.2.2       Cung cấp kịp thời cho Bên B tất cả bản sao công chứng những giấy tờ liên quan đến Văn phòng cho thuê khi có yêu cầu của Bên B hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;

6.2.3       Bảo đảm cho Bên Thuê sử dụng ổn định Văn phòng trong thời hạn thuê;

6.2.4       Bảo trì, sửa chữa Văn phòng định kỳ hoặc theo thỏa thuận; nếu Bên Cho thuê không bảo trì, sửa chữa Văn phòng mà gây thiệt hại cho Bên Thuê thì phải bồi thường;

6.2.5       Không được đơn phương chấm dứt hợp đồng khi Bên Thuê thực hiện đúng nghĩa vụ theo hợp đồng, trừ trường hợp được Bên Thuê đồng ý chấm dứt hợp đồng;

6.2.6       Bồi thường thiệt hại do lỗi của mình gây ra;

6.2.7       Thực hiện nghĩa vụ tài chính với Nhà nước theo quy định của pháp luật;

6.2.8       Không được cho thuê hoặc mời chào bất kỳ Bên thứ ba nào thuê Văn phòng trong thời gian hợp đồng có hiệu lực;

6.2.9       Trong suốt thời hạn hiệu lực của Hợp Đồng này, nếu có bất kỳ sự thay đổi nào về chủ sở hữu Văn  phòng cho thuê, Bên A phải thông báo cho Bên B và các bên liên quan về quyền của Bên B theo Hợp Đồng này và quy định rõ trong thỏa thuận với các bên này về việc các bên này phải đảm bảo quyền của Bên B không bị ảnh hưởng bất lợi dưới mọi hình thức cho đến khi Hợp Đồng này hết hiệu lực. Nếu vi phạm quy định này, Bên A phải bồi thường thiệt hại cho Bên B.

6.2.10   Đảm bảo cho Bên Thuê được sử dụng Văn phòng một cách trọn vẹn và riêng biệt.

Điều 7.              Quyền và nghĩa vụ của Bên Thuê

7.1        Quyền của Bên Thuê:

7.1.1       Yêu cầu Bên Cho thuê giao Văn phòng theo đúng hiện trạng đã liệt kê tại Điều 1 của Hợp đồng này;

7.1.2       Yêu cầu Bên Cho thuê cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực về Văn phòng cho thuê;

7.1.3       Được cho thuê lại một phần hoặc toàn bộ Văn phòng nếu được Bên Cho thuê đồng ý bằng văn bản;

7.1.4       Được tiếp tục thuê theo các điều kiện đã thỏa thuận với Bên Cho thuê trong trường hợp thay đổi chủ sở hữu;

7.1.5       Yêu cầu Bên Cho thuê sửa chữa Văn phòng trong trường hợp Văn phòng bị hư hỏng không phải do lỗi của Bên Thuê gây ra;

7.1.6       Yêu cầu Bên Cho thuê bồi thường thiệt hại do lỗi của Bên Cho thuê gây ra;

7.1.7       Đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng khi thông báo bằng văn bản trước ba mươi (30) ngày cho Bên A trong các trường hợp:

-          Chất lượng của Văn phòng cho thuê xuống cấp mà không do lỗi của Bên B và có thể gây nguy hiểm đến an toàn tính mạng, tài sản, gây thiệt hại cho Bên B mà Bên A không sửa chữa sau khi nhận yêu cầu bằng văn bản của Bên B.

-          Khi quyền sử dụng Văn phòng thuê bị hạn chế do lợi ích của người thứ ba.

-          Bên A tăng giá thuê bất hợp lý so với quy định tại Hợp đồng này.

7.1.8       Có quyền đơn phương chấm dứt Hợp Đồng trong trường hợp xảy ra Sự Kiện Bất Khả Kháng.

7.2        Nghĩa vụ của Bên Thuê:

7.2.1       Bảo quản, sử dụng Văn phòng đúng công năng, thiết kế, mục đích đã thỏa thuận trong hợp đồng;

7.2.2       Thanh toán đủ tiền thuê Văn phòng theo thời hạn và phương thức thỏa thuận tại Điều 4 của Hợp đồng này;

7.2.3       Thông báo cho Bên Cho thuê nếu Văn phòng hư hỏng và thanh toán các cho phí sửa chữa cho Bên Cho thuê nếu thiệt hại do lỗi của Bên Thuê gây ra;

7.2.4       Bàn giao Văn phòng trong điều kiện sạch sẽ và nguyên trạng (trừ các hao mòn tự nhiên trong quá trình sử dụng) cùng các trang thiết bị do Bên A lắp đặt sẵn cho Bên A khi kết thúc Hợp đồng.

7.2.5       Không tự ý sửa chữa, thay đổi, cải tạo, phá dỡ, làm thay đổi cấu trúc Văn phòng cho thuê nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của Bên Cho thuê;

7.2.6       Bên B không được cho bên thứ ba thuê lại mà không được sự đồng ý bằng văn bản của Bên A.

7.2.7       Chấp hành nghiêm chỉnh các qui định về môi trường rác thải, chất thải, tiếng ồn, an ninh, an toàn...

7.2.8       Tuân thủ nội quy, quy định, quy tắc áp dụng trong Tòa nhà của Bên Cho thuê và phải bồi thường thiệt hại nếu Nhân viên hoặc khách của Bên Thuê gây ra do vi phạm các quy định trên;

7.2.9       Bồi thường thiệt hại do lỗi của mình gây ra.

Điều 8.                     Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng

Bên nào vi phạm Hợp đồng gây thiệt hại cho Bên còn lại thì phải chịu phạt 8% giá trị phần

nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm và bồi thường cho Bên còn lại các thiệt hại phát sinh.

Điều 9.    Bảo mật

Mỗi Bên sẽ không tiết lộ bất cứ thông tin nào liên quan đến Hợp Đồng này hoặc của Bên còn lại cho bất cứ bên thứ ba nào mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản của Bên còn lại, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Mỗi Bên cam kết có biện pháp phù hợp để đảm bảo rằng những nhân viên có liên quan của mình cũng tuân thủ quy định này và sẽ chịu trách nhiệm trong trường hợp có bất cứ hành vi nào vi phạm quy định này. Điều khoản này sẽ vẫn có hiệu lực kể cả sau khi Hợp Đồng này hết hạn hoặc chấm dứt.

Điều 10.     Bất khả kháng

10.1    Bất khả kháng là những sự kiện khách quan nằm ngoài sự kiểm soát của các bên bao gồm nhưng không giới hạn ở: động đất, bão, lũ lụt, gió lốc, sóng thần, lở đất, hỏa hoạn, chiến tranh hay đe dọa chiến tranh… hoặc các thảm họa khác không thể lường trước được; hoặc sự thay đổi của luật pháp bởi chính quyền Việt Nam.

10.2    Khi một bên không thể thực hiện tất cả hay một phần của nghĩa vụ Hợp đồng do sự kiện bất khả kháng gây ra một cách trực tiếp, Bên này sẽ không được xem là vi phạm Hợp đồng nếu đáp ứng được tất cả những điều kiện sau:

10.2.1   Bất khả kháng là nguyên nhân trực tiếp của sự gián đoạn hoặc trì hoãn việc thực hiện nghĩa vụ; và

10.2.2   Bên bị gặp phải sự kiện bất khả kháng đã nỗ lực để thực hiện nghĩa vụ của mình và giảm thiểu thiệt hại gây ra cho Bên kia bởi sự kiện bất khả kháng; và

10.2.3   Tại thời điểm xảy ra sự kiện bất khả kháng, bên gặp phải sự kiện bất khả kháng kháng phải thông báo ngay cho bên kia cũng như cung cấp văn bản thông báo và giải thích về lý do gây ra sự gián đoạn hoặc trì hoãn thực hiện nghĩa vụ.

Điều 11.  Hiệu lực và chấm dứt Hợp đồng

11.1        Hợp Đồng này có hiệu lực từ […] đến […].

11.2        Hợp Đồng này sẽ chấm dứt trước thời hạn trong những trường hợp sau:

11.2.1   Nếu các bên đồng ý chấm dứt bằng văn bản.

11.2.2   Nếu bất cứ vi phạm Hợp đồng nào không được khắc phục trong thời hạn […] ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu khắc phục từ Bên không vi phạm. Trong trường hợp này, Bên không vi phạm có quyền đơn phương chấm dứt Hợp đồng bằng cách gửi văn bản thông báo cho Bên vi phạm.

11.2.3   Nếu sự kiện bất khả kháng kéo dài quá […] ngày kể từ ngày phát sinh, Hợp Đồng này có thể được chấm dứt dựa trên văn bản thông báo của một Bên cho Bên còn lại.

11.3    Các trường hợp hủy bỏ hợp đồng: ….

11.4    Xử lý khi chấm dứt và hủy bỏ hợp đồng: .....

11.5    Các thỏa thuận khác: ….

Điều 12.  Giải quyết tranh chấp

Trong trường hợp có bất cứ mâu thuẫn nào phát sinh từ Hợp Đồng này, Các Bên sẽ ưu tiên giải quyết vấn đề bằng thương lượng. Nếu không thể giải quyết được trong vòng 30 ngày, vấn đề sẽ được giải quyết bởi Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) theo quy tắc tố tụng của Trung tâm này, địa điểm tiến hành giải quyết bằng trọng tài là thành phố Hồ Chí Minh. Bên thua kiện phải thanh toán tất cả các chi phí liên quan đến việc giải quyết tranh chấp cho Bên thắng kiện (bao gồm cả chi phí luật sư).

Điều 13.  Điều khoản chung

13.1     Hợp Đồng này được điều chỉnh và giải thích theo pháp luật Việt Nam.

13.2     Mọi sửa đổi hoặc bổ sung Hợp Đồng đều phải được lập thành văn bản và ký duyệt bởi người có thẩm quyền của mỗi Bên.

13.3     Mỗi Bên không được phép chuyển giao bất cứ quyền, nghĩa vụ nào trong Hợp Đồng này cho bất cứ bên thứ ba nào mà không được sự chấp thuận trước bằng văn bản của Bên còn lại.

13.4     Hợp Đồng này sẽ được lập thành […] bản có giá trị như nhau, mỗi Bên giữ […] bản để thực hiện.