MẪU BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ BỊ SAI

MẪU BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ BỊ SAI

Trước sự phát triển không ngừng của công nghệ và nền kinh tế bắt đầu hội nhập xu hướng phát triển 4.0, hóa đơn điện tử đang ngày càng nắm vai trò quan trọng khi theo quy định của pháp luật hiện hành mới nhất, các doanh nghiệp kinh doanh sẽ chuyển hoàn toàn sang hóa đơn điện tử nhằm thuận lợi hơn trong việc xuất hóa đơn, thanh toán giao dịch đối với hoạt động kinh doanh thương mại. Tuy nhiên trong quá trình xuất hóa đơn điện tử, đôi khi có những sai sót không mong muốn và bạn cần đến mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử.

1. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử bị sai là gì?

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử bị sai là biểu mẫu mà bên bán điều chỉnh sai sót các thông tin có trong hóa đơn điện tử trước đó theo khoản 3 điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Khi xảy ra sai sót, bên bán cần khắc phục bằng cách lập biên bản khắc phục sai sót trong hóa đơn điện tử bao gồm chữ ký xác nhận của các bên, sửa thông tin và xuất hóa đơn điện tử đã được điều chỉnh thông tin cho bên mua.

2. Các trường hợp lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử bị sai

Theo quy định tại khoản 3 Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì bên bản sẽ phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử bị sai trong 02 trường hợp sau đây kèm theo đó là hướng xử lý phù hợp nhất: 

- Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người  mua chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:

+ Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua và có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định.

+ Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua. Trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.

- Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người bán và người mua đã kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:

+ Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót

+ Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

+ Sau khi xuất Hóa đơn điều chỉnh thì cả 2 bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

3. Những lưu ý khi làm mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử bị sai

Để có thể hạn chế được những sai sót và giảm thiểu thời gian giải quyết của các bên, khi tiến hành điều chỉnh các sai sót trong hóa đơn điện tử, người lập biên bản để điều chỉnh cần lưu ý các thông tin sau:

- Cần phải cẩn thận hỏi lại các thông tin bị sai nhằm điều chỉnh lại cho đúng, không để bị sai sót thêm lần nữa;

- Ngày lập trên mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải cùng ngày;

- Kiểm tra lại các thông tin như ký hiệu, số hóa đơn, thông tin bên bán, bên mua, giá trị đơn hàng,...

- Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được người mua và người bán ký điện tử, lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Nếu bên mua không có chữ ký điện tử thì sẽ lập biên bản thỏa thuận bằng giấy.

-Trường hợp hóa đơn điện tử sai sót đã kê khai thuế, ngoài việc lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, kế toán cần phải lập cả hóa đơn điều chỉnh.

- Trường hợp hóa đơn điều chỉnh sai tên, địa chỉ, người mua nhưng ghi đúng mã số thuế, kế toán chỉ cần lập biên bản điều chỉnh, không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Dưới đây là mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử bị sai

Hình minh họa

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ SAI SÓT

(Số ...............)

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số .............. ký ngày ......... (Nếu có)

Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định về hoá đơn, chứng từ.

Căn cứ Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

- Hôm nay, ngày ..... tháng ....... năm .......... hai bên chúng tôi gồm có:

Đơn vị bán hàng: ................................

Mã số thuế:.....................Địa chỉ: ............................... Đại diện: ..........

Chức vụ: ........................................... 

Đơn vị mua hàng: .........................

Mã số thuế: ....................Địa chỉ:........................ Đại diện:....................

1. Chức vụ:

................................................

..................................................

Hai bên thống nhất lập biên bản để điều chỉnh hoá đơn số ........., ký hiệu ......... ngày ........., mã cơ quan thuế ......... Lý do điều chỉnh: ... Cụ thể như sau:

1. Nội dung trước khi điều chỉnh (đã ghi sai):....................

2. Nội dung đúng:............................................................

3. Hai bên thống nhất điều chỉnh như sau:

.............................................................................................. 

Bên bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh số ........, ký hiệu ......... ngày ......... để giao cho bên mua.

Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.