Hóa đơn điện tử: ưu và nhược điểm

Hóa đơn điện tử ngày nay đã không còn xa lạ đối với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân. Nhưng không phải ai cũng biết hóa đơn điện tử là gì và có ưu điểm, nhược điểm gì so với hóa đơn giấy.

Hóa đơn điện tử là gì?

Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

Hiểu một cách đơn giản thì hóa đơn điện tử là hóa đơn tập hợp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có mã số thuế tạo lập, lưu trữ, quản lý, gửi, nhận và xử lý bằng hệ thống phần mềm điện tử phù hợp quy định của Bộ Tài chính.

Ưu điểm và nhược điểm của hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018, từ ngày 01/11/2020, tất cả các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đều phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và dừng việc sử dụng hóa đơn giấy.

Vậy hóa đơn điện tử có ưu điểm và nhược điểm gì?

Đối với tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng, cung ứng dịch vụ

Ưu điểm

Giảm thiểu các thủ tục hành chính: Giảm bớt thời gian ghi chép, đánh máy, ký và đóng dấu hóa đơn (tiết kiệm 70% thời gian cho các bước phát hành), không mất thời gian gửi, vận chuyển hóa đơn đến khách hàng (tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn).
Dễ dàng quản lý hóa đơn với mô hình Tổng công ty – Nhiều chi nhánh thành viên: quản lý tập trung các hoạt động sử dụng hóa đơn của tất cả hệ thống chi nhánh.
Không lo thất lạc, giải quyết nỗi lo hóa đơn rách, nhàu nát, hư hỏng, tiết kiệm không gian lưu trữ hóa đơn: khi cần kiểm tra, đối chiếu hóa đơn, doanh nghiệp chỉ cần in hóa đơn điện tử hoặc xem online trên hệ thống là được; không phải lo hóa đơn bị thất lạc trong kho hoặc bị rơi mất ở đâu; không mất thời gian tìm kiếm toàn bộ hóa đơn được lưu trữ.
An toàn, tính chính xác cao: hạn chế được việc làm giả hóa đơn, sửa và in hóa đơn nhiều lần… gây mất thời gian, khó đảm bảo tính chính xác về thông tin.

Nhược điểm

Doanh nghiệp phải có cơ sở hạ tầng tốt để triển khai.
Nhân lực phải có hiểu biết cơ bản về công nghệ thông tin và có thái độ tích cực khi tìm hiểu, cập nhật các kiến thức mới một cách kịp thời.
Giá thành đầu tư ban đầu không rẻ do phải mất chi phí mua phần mềm, mua bản quyền, đầu tư mua sắm các thiết bị, máy tính,…

Đối với người tiêu dùng

Hóa đơn điện tử giúp khách hàng có thể nhận được hóa đơn qua email ngay sau khi doanh nghiệp phát hành, không cần lo lắng cách bảo quản hóa đơn, tránh tình trạng thất lạc, rách, hỏng,… có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của mình.

Hóa đơn điện tử gần như không có nhược điểm nào đối với người tiêu dùng nên người tiêu dùng có thể yên tâm mua hàng tại những doanh nghiệp có xuất hóa đơn điện tử.

THÔNG TIN LIÊN QUAN:

Danh bạ Luật sư Thuế

Thuế môn bài

Không lập hóa đơn khi bán hàng

Luật thuế tiêu thụ đặc biệt