Cạnh tranh bằng hợp đồng

Gần đây tôi có đại diện cho một khách hàng nước ngoài đàm phán mua hàng với một doanh nghiệp sản xuất lương thực trong nước để xuất khẩu. Buổi họp hai bên đầu tiên diễn ra tốt đẹp, tuy nhiên đến giai đoạn soạn thảo và ký kết hợp đồng mua bán thì gặp rất nhiều khó khăn.

Bên doanh nghiệp trong nước trước nay chưa từng làm ăn với nước ngoài, không chấp nhận mẫu hợp đồng do chúng tôi soạn mà lại yêu cầu sử dụng hợp đồng mua bán nội địa vỏn vẹn có hai mặt giấy bằng tiếng Việt, đồng thời bản dịch sang tiếng Anh còn nhiều sai sót. Chưa dừng lại ở đó, đối tác Việt Nam nhất định không sử dụng luật sư để hỗ trợ họ, mọi điều khoản đưa ra như cơ quan giải quyết tranh chấp, luật áp dụng, các điều khoản về incoterm… đều không có được tiếng nói chung.

Sau gần ba tháng đàm phán không đạt kết quả mong muốn, đối tác nước ngoài đành phải mua hàng thông qua doanh nghiệp làm phân phối tại Việt Nam. Giao dịch bất thành chỉ vì các công việc giấy tờ thực sự là rất đáng tiếc.

Chủ động và tăng tốc độ trong giao thương

Trường hợp trên không phải là phổ biến nhưng câu chuyện về tốc độ chậm chạp trong giao dịch thương mại là thực trạng hiện nay. Theo một thống kê nội bộ mà chúng tôi từng thực hiện, có doanh nghiệp để thực hiện một giao dịch mua hàng thì cần trải qua trung bình từ 30-45 bước phê duyệt cả trên bản điện tử và bản cứng, cộng với thời gian kéo dài trung bình một tháng qua các vòng lập PR (purchase request) đến lệnh đặt hàng PO (Purchase Order) và ký kết hợp đồng.

Riêng câu chuyện hợp đồng cũng là điều đáng để bàn, rất nhiều doanh nghiệp đang bán hàng nhưng không hề có một mẫu hợp đồng chuẩn mực. Điều này khiến cho công tác đàm phán, trao đổi để thống nhất về hợp đồng mất nhiều thời gian. Đôi khi bị đối tác chấm dứt hoạt động thương mại vì nhu cầu hàng hóa, dịch vụ của họ không thể trì hoãn được để chờ đợi công việc giấy tờ.

Không ai hiểu rõ về quá trình cung cấp hàng hóa dịch cũng như các rủi ro tiềm ẩn bằng chính doanh nghiệp cung cấp. Để giành thế chủ động và gia tăng cạnh tranh với các đối thủ trong cùng ngành, các doanh nghiệp cần xây dựng, hoàn thiện, kiểm tra và thống kê định kỳ về tổng thời gian mà doanh nghiệp phải tiêu tốn trong quá trình đàm phán, giao kết hợp đồng. Nếu việc này chiếm hơn một phần ba tổng thời gian phục vụ khách hàng thì có thể nói rằng công tác làm và chốt hợp đồng của doanh nghiệp chưa hiệu quả.

Để chủ động và tăng tốc độ, doanh nghiệp cần xây dựng và đồng bộ hóa một bộ tài liệu bán hàng với tối thiểu gồm các tài liệu: bản chào hàng (ngôn ngữ pháp lý thường được gọi đề nghị giao kết hợp đồng); hợp đồng hoặc hợp đồng khung/điều khoản và điều kiện chung; đơn hàng; các mẫu biểu phụ lục cần thiết; các biên bản bàn giao, nghiệm thu; hóa đơn thương mại, hóa đơn tài chính…

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần xây dựng đội ngũ pháp chế/nhân viên bộ phận hợp đồng để công tác đàm phán, ký kết hợp đồng được diễn ra nhanh chóng và đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp. Ở góc độ nhà quản lý, đối với các doanh nghiệp mà số lượng giao dịch diễn ra nhanh và số lượng nhiều thì cần triển khai hình thức ký kết hợp đồng điện tử hoặc chữ ký số để tăng tốc độ giao dịch.

Xây dựng cấu trúc hợp đồng chuyên nghiệp

Sự chuyên nghiệp của một đối tác ban đầu chưa thể đo lường bằng hàng hóa và dịch vụ. Giai đoạn thương thảo và ký kết hợp đồng thường được đại diện các bên đánh giá và nhìn nhận về năng lực và sự chuyên nghiệp của nhau. Thông qua việc đề xuất cung cấp hàng hóa dịch vụ hoặc mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp có thể quảng bá và chia sẻ về các sản phẩm hàng hóa dịch vụ của mình một cách chuyên nghiệp. Đồng thời, cũng thông qua hợp đồng có thể trình bày về quy trình thực hiện công việc để đối tác yên tâm hơn.

Một cấu trúc hợp đồng chuyên nghiệp giúp khách hàng đọc hiểu nhanh nhất và dễ dàng thống nhất các nội dung với nhau là cần thiết. Để có một hợp đồng chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần có người phụ trách được đào tạo cả về pháp lý và thương mại, hiểu được chính sách bán hàng hóa dịch vụ của công ty.

Để một hợp đồng dễ dàng tiếp cận, doanh nghiệp cần vận dụng một số nguyên tắc như về logic thời gian và không gian; bản đồ song vụ giữa các bên; hiểu được vai trò tham gia của từng phòng ban cho hai nhóm điều khoản về pháp lý và thương mại. Song song với đó là tập hợp các điều khoản mang tính dự phòng “nếu điều gì đó không được thực hiện thì quyền và nghĩa vụ của các bên sẽ ra sao”.

Không nhiều nhà điều hành doanh nghiệp tại Việt Nam xem trọng việc xây dựng hợp đồng với đối tác là công việc quan trọng. Không phải là quá lời để nói rằng hợp đồng với đối tác là tổng hòa của cả quy trình bán hàng, chính sách thương mại, năng lực thực hiện hợp đồng và các biện pháp kiểm soát rủi ro mà doanh nghiệp áp dụng. Nói một cách khác, để đánh giá về sự chuyên nghiệp của một doanh nghiệp người ta có thể đọc hợp đồng mà doanh nghiệp đó dùng để bán hàng hóa và dịch vụ của mình.

Chốt chặn bảo vệ doanh nghiệp khi có tranh chấp

Tâm lý Á Đông nói chung và tâm lý người Việt nói riêng đều coi trọng chữ tín khi làm ăn cùng nhau. Đôi khi có nhiều giao dịch thương mại được hoàn thành mà các bên vẫn chưa ký hợp đồng. Việc các đối tác chấp nhận thói quen này đôi khi lại được xem là đang xây dựng quan hệ thương mại gắn kết, thân thiết.

Tuy nhiên, thực tế hoàn toàn khác, việc các bên hoạt động kinh doanh không ký kết hợp đồng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Bởi vì, nếu một trong các bên không muốn thực hiện hợp đồng thường lấy lý do các bên vẫn chưa thống nhất được giá mua, giá bán, các điều khoản thương mại khác, và chưa chính thức phát đi thông điệp chấp nhận hợp tác với nhau.

Chưa kể, việc thực hiện giao dịch thương mại không bằng văn bản sẽ làm bối rối các bộ phận thực thi của các bên. Đôi lúc việc cần kíp, gấp gáp của bên này tước đi quyền lợi của bên kia, và khi “cơm không lành canh không ngọt” thì vấn đề đầu tiên mà các bên nói đến đều là hợp đồng chưa ký kết nên không chịu trách nhiệm.

Các giao dịch thương mại diễn ra thường có những va chạm, chông chênh về quan điểm hay mức độ cao hơn là mâu thuẫn và tranh chấp nổ ra. Bất kỳ tranh chấp nào dù to hay nhỏ, bên còn lại đều sử dụng các nội dung trong hợp đồng đã thỏa thuận với nhau để tranh cãi. Khi các bên tuyên chiến pháp lý, vũ khí mà các bên sử dụng là bản hợp đồng đã ký kết. Những cái tình, những lời hứa không bằng chứng đều bị phủ nhận sạch trơn. Lúc này, đại diện các bên là những chuyên gia pháp lý và chỉ nói với nhau bằng câu từ mà các bên đã ký.

Trong thời đại kinh tế toàn cầu, tốc độ giao dịch được công nghệ đẩy lên rất cao, các doanh nghiệp cần tiến hành việc soạn thảo, ký kết và thực hiện hợp đồng nhanh nhất có thể. Việc chốt và thực hiện hợp đồng nhanh sẽ giúp gia tăng năng lực cạnh tranh của mình trên thị trường.

(*) Bài viết này đăng trên Thời Báo Sài Gòn và thesaigontime 

https://thesaigontimes.vn/canh-tranh-bang-hop-dong/

Luật sư Lê Trọng Thêm

Luật sư Điều hành Công ty Luật LTT & Lawyers

Liên hệ chuyên môn: Email: them.le@lttlawyers.com, SĐT 0906 122 830