Xin cấp lại giấy khai sinh

Nghị định 123/2015/NĐ-CP thay thế cho Nghị định 158/2005/NĐ-CP, không còn quy định về việc cấp lại giấy khai sinh bản chính mà quy định Thủ tục đăng ký lại Giấy khai sinh như sau:

Điều 24. Điều kiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử

1. Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.

2. Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.

3. Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

Như vậy, theo quy định tại khoản 1 Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, việc đăng ký lại khai sinh chỉ được giải quyết trong trường hợp bạn bị mất bản chính giấy khai sinh đồng thời nơi bạn đã đăng ký khai sinh bị mất hết hồ sơ lưu trữ. Còn trong trường hợp tại địa phương vẫn đang lưu trữ những thông tin đăng ký khai sinh của bạn thì bạn chỉ có thể xin trích lục hộ tịch (thường gọi là xin cấp bản sao giấy khai sinh) theo quy định tại Luật hộ tịch 2014. 

Trường hợp các giấy tờ của bạn đều ghi ngày sinh là 30/07/1992 nhưng trong sổ hộ tịch lại ghi khai sinh ngày 30/07/1993 thì \"về nguyên tắc\" bạn phải chỉnh sửa lại các giấy tờ cho phù hợp với khai sinh. Tuy nhiên bạn cần xem xét, điều tra kỹ vì lý do gì lại có sự sai sót vô lý như vậy để có thể tìm ra phương án giải quyết tối ưu nhất.

Luật sư Nguyễn Đình Giáp

Luật sư Nguyễn Đình Giáp.

Chào bạn,

Luật sư đã nhận được câu hỏi của bạn. Với trường hợp này, Luật sư xin trả lời bạn như sau:

- Nếu có sự sai lệch trong hồ sơ lưu tại UBND phường đối với giấy khai sinh của bạn, bạn cần làm đơn xin đính chính thông tin nhân thân có xác nhận của chính quyền địa phương. Sau đó làm thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh theo thông tin đính chính.

- Việc đính chính thông tin bạn cần có giấy tờ khác để chứng minh như chứng minh thư cũ, hộ khẩu, học bạ ...

Luật sư Phạm Quang Biên

Luật sư Phạm Quang Biên.

Thắc mắc của bạn tôi xin đưa ra ý kiến giải đáp như sau:

Thứ nhất, về việc làm lại giấy khai sinh

Theo như thông tin bạn cung cấp thì bạn đã bị mất giấy khai sinh gốc và hiện còn giữ bản sao của giấy đã mất, như vậy bạn làm thủ tục đăng ký lại khai sinh để được cấp khai sinh gốc, hồ sơ đăng ký lại khai sinh được quy định tại Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP:

a) Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;

b) Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó;

...

4. Trường hợp người yêu cầu có bản sao Giấy khai sinh trước đây được cấp hợp lệ thì nội dung đăng ký khai sinh được ghi theo nội dung bản sao Giấy khai sinh; phần khai về cha, mẹ được ghi theo thời điểm đăng ký lại khai sinh.

5. Trường hợp người yêu cầu không có bản sao Giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó. Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất về nội dung khai sinh thì nội dung khai sinh được xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên; riêng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì nội dung khai sinh được xác định theo văn bản của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều này.

Như vậy, do có bản sao giấy khai sinh trước đây hợp lệ nên nội dung đăng ký khai sinh được ghi theo nội dung bản sao Giấy khai sinh.

Thứ hai, về việc cán bộ tư pháp không cấp lại giấy khai sinh cho bạn

Với lý do ngày sinh của bạn trong bản sao giấy khai sinh cũ không đúng với cán bộ tư pháp đã kiểm tra nên không cấp lại khai sinh cho bạn là không hợp lý, bởi lẽ khi nộp đủ hồ sơ đăng ký lại khai sinh theo như quy định thì ủy ban xã có nghĩa vụ phải tiến hành thủ tục đăng ký lại khai sinh cho bạn.

Như đã phân tích ở trên, vì bạn có bản sao khai sinh cũ nên khi đăng ký lại, nội dung khai sinh sẽ được ghi theo bản sao giấy khai sinh đã mất, vì thế, căn cứ theo quy định thì việc đăng ký lại khai sinh mới sẽ trên cơ sở bản sao khai sinh đã bị mất. Nếu như cán bộ tư pháp thông tin là sau khi kiểm tra thì phát hiện năm sinh của bạn là 30/07/1993, không khớp với bản sao giấy khai sinh đã mất mà bạn cung cấp là năm 1992, nên không đồng ý đăng ký lại khai sinh cho bạn, thì bạn yêu cầu cán bộ chứng minh việc giấy tờ lưu trữ của bạn cho biết năm sinh của bạn là 1993 mà không phải 1992 như bản sao, trường hợp giấy tờ gốc của bạn chứng minh bạn sinh năm 1993 và việc bản sao khai sinh đã mất của bạn ghi sinh năm 1992 là do sai sót trong quá trình làm khai sinh trước kia nên dẫn đến bản sao y cũng bị sai, khi đó ủy ban xã có trách nhiệm hiệu đính, làm lại giấy khai sinh gốc cho bạn.

Trường hợp cán bộ tư pháp không chứng minh được giấy tờ gốc của bạn là sinh năm 1993 và không đồng ý thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh cho bạn thì bạn có thể khiếu nại lên chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã để được giải quyết.

Luật sư Phan Đức Tín

Luật sư Phan Đức Tín.

Chào bạn,

Theo quy định tại các điều 62, 63, 64 Luật Hộ tịch 2014 thì cơ quan đăng ký hộ tịch chỉ cấp bản chính Giấy khai sinh khi đăng ký kết hôn, sau đó thì chỉ cấp bản sao tr1ich lục hộ tịch mà thôi. Do đó việc từ chối cung cấp bản gốc Giấy khai sinh của cán bộ tư pháp UBND xã là đúng quy định pháp luật. Bạn có quyền yêu cầu xin cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh sử dụng.

Theo như bạn trình bày thì bạn đang giữ bản sao Giấy khai sinh ghi ngày sinh của bạn là ngày 30/07/1992, nhưng qua kiểm tra đối chiếu thì sổ gốc khai sinh ghi ngày sinh của bạn là ngày 30/07/1993. Bạn nên yêu cầu cán bộ tư pháp xã cấp bản sao trích lục hộ tịch này để sử dụng. Nếu mẹ bạn và bạn chắc chắn ngày sinh của bạn là ngày 30/07/1992 thì mẹ bạn và bạn có quyền làm đơn khiếu nại gửi UBND xã yêu cầu phúc tra lại hồ sơ đăng ký khai sinh để xem lại Tờ khai đăng ký khai sinh và Giấy chứng sinh (hoặc giấy tờ khác về việc sinh) có phù hợp ra sao.

Trên cơ sở đó bạn sẽ yêu cầu cải chính hộ tịch theo quy định tại điều 45, 46, 47 Luật Hộ tịch 2014, điều 7 Nghị định 123/2015 hướng dẫn thi hành Luật Hộ tịch 2014. Để có cơ sở yêu cầu phúc tra lại, bạn nên liên hệ bệnh viện nơi bạn sinh ra để xin xác nhận thông tin ngày tháng năm sinh của bạn.

Do Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân nên mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó. Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh. Trong trường hợp sau khi phúc tra mà ngày sinh của bạn vẫn đúng là ngày 30/07/1993 thì bạn có quyền yêu cầu xin xác nhận thông tin 2 giấy tờ nêu trên là của một người và nộp hồ sơ đến các nơi cấp giấy tờ cá nhân khác (Hộ khẩu, CMND, bằng cấp…) để xin điều chỉnh lại ngày tháng năm sinh trên các giấy tờ đó.

Chúc bạn thành công.

Luật sư Đoàn Văn Nên.

Luật sư Đoàn Văn Nên.

Quy định về xuất trình, nộp giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch

Người yêu cầu đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch xuất trình bản chính một trong các giấy tờ là hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng (sau đây gọi là giấy tờ tùy thân) để chứng minh về nhân thân.

Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân.

Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.

Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh.

Như vậy, bạn về UBND xã nơi bạn được cấp Giấy khai sinh. Chỉ cần đưa CMND để chứng minh về nhân thân và điền vào tờ khai xin Trích lục Giấy khai sinh là được.

Lưu ý! Trường hợp Giấy khai sinh gốc khác với Nội dung giấy tờ tùy thân thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh.

Trân trọng!

Luật sư Phan Văn Sửu.

Luật sư Phạm Văn Sửu.

Chào bạn Khánh,

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi tới iLAW.

Luật sư xin được tư vấn cho bạn như sau:

Trong trường hợp bạn muốn cấp lại Giấy khai sinh gốc, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định Điều 26 Nghị định 123 quy định:

\"1. Hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm các giấy tờ sau đây:

a) Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh; (Theo mẫu)

b) Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó;

c) Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ theo quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản này phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

Sau đó nộp lên UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi bạn đang thường trú để thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh.

Trong trường hợp không có bản sao Giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó. Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất về nội dung khai sinh thì nội dung khai sinh được xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên. 

Việc cấp lại giấy khai sinh bản chính

- Khi đăng ký lại việc sinh, nếu người đi đăng ký lại xuất trình bản sao Giấy khai sinh đã cấp hợp lệ trước đây, thì nội dung khai sinh được ghi theo nội dung của bản sao giấy khai sinh đó.

- Trường hợp đăng ký lại việc sinh cho người không có bản sao Giấy khai sinh đã cấp trước đây, nhưng đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên, mà trong các hồ sơ giấy tờ đó đã có sự thống nhất về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán, thì đăng ký đúng theo nội dung đó. Trường hợp họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất thì đăng ký theo hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên. Trong trường hợp địa danh đã có thay đổi, thì phần khai về quê quán được ghi theo địa danh hiện tại.

Trân trọng,

Luật sư Đỗ Thị Hằng.

Luật sư Đỗ Thị Hằng.

Đối với câu hỏi của bạn, luật sư tư vấn như sau:

Trong trường hợp này nếu bạn đã mất giấy khai sinh bản gốc, thì bạn cần tiến hành thủ tục xin trích lục giấy khai sinh ở UBND xã, phường. Về vấn đề nhầm năm sinh của bạn, nếu cán bộ UBND nói là bạn sinh năm 1993 chứ không phải sinh năm 1992 và không chịu tiếp nhận hồ sơ giải quyết cho bạn thì bạn có thể yêu cầu cán bộ đó đưa ra căn cứ chứng minh bạn sinh năm 1993, nếu có sự nhầm lẫn năm sinh thì bạn có thể làm thủ tục đính chính năm sinh trên giấy khai sinh để cán bộ UBND xã ghi vào sổ gốc.

Trên đây là toàn bộ ý kiến tư vấn của luật sư!

Trân trọng.

Luật sư Nguyễn Đức Biên

Luật sư Nguyễn Đức Biên.