Chụp màn hình tin nhắn/ ghi âm cuộc gọi/ ghi âm cuộc trò chuyện có được coi là bằng chứng không?

Luật sư trả lời bạn như sau:

Về việc quay clip/ghi âm khi hỏi chủ trọ:

Việc bạn tự ghi âm/quay lại cuộc trò chuyện mà chính mình là người tham gia nhìn chung không vi phạm pháp luật, vì đây là ghi lại chính giao dịch của mình để làm bằng chứng dân sự. Điều cần lưu ý:

• Chỉ nên dùng để làm bằng chứng để nộp cho tòa án, cơ quan hòa giải..., tránh đăng công khai lên mạng xã hội nếu chưa cần thiết, vì việc phát tán hình ảnh/lời nói của người khác mà không có sự đồng ý có thể liên quan đến quyền hình ảnh, quyền riêng tư (Điều 32, 38 Bộ luật Dân sự).
• Ghi âm/quay hình rõ ngày giờ, nội dung cụ thể (số tiền cọc, tình trạng phòng lúc trả, các thoả thuận miệng...) sẽ có giá trị chứng cứ tốt hơn.

Có nên đưa các nội dung này vào hợp đồng không?

Nên, và đây là cách bảo vệ chắc chắn nhất. Bằng chứng ghi âm/ảnh chụp chỉ là bổ sung, còn hợp đồng viết tay hoặc đánh máy có chữ ký hai bên mới là cơ sở pháp lý mạnh nhất khi tranh chấp. Bạn nên đảm bảo hợp đồng (hoặc phụ lục/biên bản bàn giao khi trả phòng) ghi rõ:

·       Số tiền đặt cọc, điều kiện hoàn trả cọc (thời hạn, mức khấu trừ nếu có hư hỏng...).

·       Tình trạng phòng, tài sản trong phòng tại thời điểm trả phòng (có thể lập biên bản bàn giao riêng, hai bên ký).

·       Thời hạn chủ trọ phải hoàn cọc sau khi bạn dọn đi.

·       Nếu chủ trọ không đồng ý ký thêm biên bản, bạn có thể gửi tin nhắn/email xác nhận lại nội dung đã trao đổi bằng tin nhắn có nội dung xác nhận rõ ràng cũng là bằng chứng được tòa án chấp nhận.

Nếu chủ trọ "bùng cọc", nên báo với ai:

1.    Hòa giải trước: Có thể nhờ tổ hòa giải cơ sở (tổ dân phố) hoặc UBND phường/xã nơi trọ hòa giải giúp, thể hiện sự thiện chí giữa các bên.

2.    Khởi kiện dân sự: Nếu hòa giải không thành, bạn có quyền khởi kiện ra Tòa án nhân dân khu vực nơi chủ trọ cư trú hoặc nơi có nhà trọ, yêu cầu hoàn trả tiền cọc theo hợp đồng/biên bản đã ký. Đây là hướng xử lý phổ biến nhất với tranh chấp dân sự về tiền cọc.

3.    Trình báo công an chỉ áp dụng nếu có dấu hiệu lừa đảo chiếm đoạt tài sản (ví dụ chủ trọ cố tình lừa dối ngay từ đầu để chiếm đoạt tiền cọc, số tiền đủ lớn), khi đó có thể liên quan đến Điều 174 Bộ luật Hình sự, bạn có thể trình báo tại công an phường/xã nơi xảy ra vụ việc. Tuy nhiên phần lớn tranh chấp tiền cọc phòng trọ là tranh chấp dân sự, không phải hình sự.

Luật Sư Trần Duy Huy Tư Vấn Pháp Luật Trên Báo Chí

• 📰 Thạc sĩ luật có được hành nghề Luật sư?
• 📰 Tăng mức phạt đối với hành vi ngoại tình
• 📰 Hồi chuông cảnh báo từ các vụ án xâm hại
• 📰 Thực hư văn bản xã Long Thành
• 📰 Ngưỡng 2 triệu đồng trong tội tham nhũng
• 📰 Từ vụ ca sĩ Miu Lê: Ranh giới ma túy
• 📰 Bạo hành bé 2 tuổi: Nhiều tội danh nghiêm trọng

Thông tin liên hệ

Luật sư Trần Duy Huy

📞 Hotline: 0369.15.15.15

🌐 Website: luatsutranduyhuy.com

📍 Địa chỉ văn phòng: 286 Nguyễn Oanh, Phường Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh

📌 TÌM HIỂU THÊM & DỊCH VỤ PHÁP LÝ:

• ▪️ Hồ sơ năng lực: Giới thiệu Luật sư Trần Duy Huy
• ▪️ Lĩnh vực hoạt động: Chi tiết các Dịch vụ Luật sư
• ▪️ Kiến thức pháp lý: Chuyên sâu về Đất Đai, Di Chúc, Thừa Kế, Tài Sản, Hình Sự

Luật sư Trần Duy Huy.

Chào bạn,

Vấn đề bạn hỏi luật sư trả lời như sau:

Trong trường hợp bạn thuê phòng trọ và lo ngại chủ nhà có thể không thực hiện đúng cam kết về tiền cọc khi bạn trả phòng, việc chủ động lưu giữ tin nhắn, chụp màn hình hoặc ghi âm nội dung trao đổi là rất cần thiết để bảo vệ quyền lợi của mình.

1. Chụp màn hình tin nhắn, ghi âm cuộc gọi có thể được sử dụng làm chứng cứ không?

Có. Theo Bộ luật Tố tụng dân sự, chứng cứ có thể được thể hiện dưới nhiều dạng, trong đó có dữ liệu điện tử và các tài liệu, đồ vật khác được pháp luật công nhận. Tuy nhiên, việc một file ghi âm hoặc ảnh chụp màn hình có giá trị chứng minh đến đâu còn phụ thuộc vào nguồn gốc, tính xác thực, tính liên quan và toàn bộ hoàn cảnh thu thập chứng cứ.

Do đó, nếu chủ trọ nhắn tin xác nhận chẳng hạn: “Khi em trả phòng đúng hạn, không làm hư hỏng tài sản thì anh/chị sẽ hoàn lại toàn bộ tiền cọc”, bạn nên giữ nguyên cuộc trò chuyện, không chỉ chụp một vài đoạn riêng lẻ.

Đối với ghi âm, nên lưu file gốc, không chỉnh sửa, cắt ghép; đồng thời lưu lại thông tin về thời điểm, người tham gia và nội dung cuộc trao đổi để thuận lợi cho việc chứng minh sau này.

2. Những thỏa thuận về tiền cọc và điều kiện hoàn cọc có nhất thiết phải ghi trong hợp đồng không?

Luật sư khuyến nghị nên ghi rõ trong hợp đồng thuê nhà, đặc biệt là các nội dung:

• Số tiền đặt cọc;
• Mục đích của tiền cọc;
• Thời hạn thuê;
• Trường hợp nào được hoàn cọc;
• Thời điểm chủ nhà phải hoàn cọc;
• Những trường hợp chủ nhà được khấu trừ tiền cọc;
• Cách xác định tiền sửa chữa, tiền điện, nước và các khoản còn thiếu;
• Trường hợp một bên chấm dứt hợp đồng trước hạn thì xử lý tiền cọc như thế nào.

Bộ luật Dân sự quy định về đặt cọc tại Điều 328; vì vậy, thỏa thuận càng cụ thể thì càng hạn chế được tranh chấp khi kết thúc việc thuê.

Nếu hợp đồng đã ký nhưng hai bên sau đó có thỏa thuận khác bằng tin nhắn hoặc phương tiện điện tử, bạn vẫn nên yêu cầu chủ trọ xác nhận rõ ràng bằng văn bản/tin nhắn thay vì chỉ thỏa thuận miệng.

3. Nếu chủ trọ “lật lọng”, không trả tiền cọc thì phải làm gì?

Trước hết, bạn nên thực hiện theo trình tự:

Bước 1: Gửi yêu cầu hoàn trả tiền cọc bằng văn bản hoặc tin nhắn, nêu rõ số tiền, thời hạn yêu cầu thanh toán và căn cứ thỏa thuận.

Bước 2: Lưu giữ toàn bộ chứng cứ: hợp đồng thuê, biên nhận chuyển tiền cọc, sao kê ngân hàng, tin nhắn, email, ghi âm, hình ảnh tình trạng phòng khi bàn giao, biên bản bàn giao và các khoản thanh toán điện nước.

Bước 3: Nếu hai bên không tự giải quyết được, đây về bản chất thường là tranh chấp dân sự/hợp đồng thuê nhà. Bạn có thể cân nhắc yêu cầu hòa giải hoặc khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền để yêu cầu bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Bộ luật Tố tụng dân sự là cơ sở pháp lý về trình tự giải quyết tranh chấp dân sự tại Tòa án.

Riêng nếu chủ trọ có hành vi vi phạm pháp luật khác như đe dọa, cưỡng đoạt, cố ý hủy hoại tài sản hoặc có dấu hiệu tội phạm thì hướng xử lý sẽ khác và có thể cần trình báo cơ quan công an.

4. Một lưu ý rất quan trọng

Nếu bạn đang có nguy cơ mất cọc, đừng chỉ hỏi chủ trọ qua điện thoại. Tốt nhất hãy nhắn tin theo hướng yêu cầu họ xác nhận cụ thể, ví dụ:

“Em dự kiến trả phòng ngày …, phòng không có hư hỏng và em đã thanh toán đầy đủ tiền điện nước. Anh/chị xác nhận giúp em số tiền cọc … đồng sẽ được hoàn lại vào ngày … nhé?”

Nếu chủ trọ trả lời xác nhận, bạn đã tạo thêm một tài liệu rất hữu ích để chứng minh thỏa thuận giữa hai bên.

Luật Nhà ở năm 2023 hiện là văn bản pháp luật về nhà ở có hiệu lực từ ngày 01/01/2025.

Tóm lại: Bạn có thể chụp màn hình tin nhắn và ghi âm nội dung trao đổi để lưu giữ làm chứng cứ; tuy nhiên, tốt nhất vẫn là đưa các điều khoản về tiền cọc và điều kiện hoàn cọc vào hợp đồng hoặc một thỏa thuận bằng văn bản có thể xác định được nội dung và chủ thể. Khi tranh chấp xảy ra, cần xem xét toàn bộ chứng cứ chứ không chỉ một ảnh chụp hoặc một đoạn ghi âm riêng lẻ.

Nếu bạn cần thông tin thêm về dịch vụ tư vấn, vui lòng gọi tổng đài i-Law để được giải đáp.

Nếu bạn vừa lòng với nội dung trả lời, vui lòng đánh giá câu trả lời để ủng hộ Luật sư Nguyễn Thanh Hải.

Luật sư Nguyễn Thanh Hải.

Luật sư trả lời câu hỏi của bạn như sau:

Chụp màn hình tin nhắn và ghi âm cuộc gọi/trò chuyện hoàn toàn được coi là bằng chứng hợp pháp theo pháp luật Việt Nam, miễn là nội dung phản ánh đúng sự thật, không bị chỉnh sửa cắt ghép, và bạn là người trực tiếp tham gia cuộc trò chuyện đó chứ không phải nghe lén bên thứ ba.

Căn cứ Điều 94 và Điều 95 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, chứng cứ có thể được thu thập từ dữ liệu điện tử như tin nhắn, hình ảnh chụp màn hình, file ghi âm, miễn xác định được nguồn gốc, thời gian, các bên tham gia, và bạn không cần xin phép chủ trọ trước khi ghi âm hay chụp lại nội dung trao đổi giữa hai bên vì đây là quyền tự bảo vệ chứng cứ của chính mình trong giao dịch dân sự.

Tuy nhiên tòa án sẽ đánh giá giá trị chứng minh trong tổng thể vụ việc chứ không tự động coi là chứng cứ tuyệt đối. Dù vậy, những điều khoản quan trọng như số tiền đặt cọc, mục đích đặt cọc, điều kiện hoàn trả cọc (theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015) vẫn nên được ghi rõ trực tiếp vào hợp đồng bằng văn bản vì đây là hình thức chứng cứ có giá trị chứng minh và ít bị tranh cãi nhất; tin nhắn hay ghi âm chỉ nên là bằng chứng bổ sung, vì đối phương có thể phủ nhận ngữ cảnh hoặc cho rằng nội dung bị cắt xén.

Nếu chủ trọ "lật lọng" không trả cọc mà không có lý do chính đáng, đây là tranh chấp dân sự và bạn có thể gửi văn bản yêu cầu hoàn trả cọc kèm bằng chứng trước, sau đó khởi kiện tại Tòa án nhân dân cấp khu vực nơi chủ trọ cư trú hoặc nơi có nhà cho thuê nếu không giải quyết được; còn nếu có dấu hiệu chiếm đoạt tài sản mang tính chất gian dối (ví dụ lừa nhiều người thuê để chiếm đoạt cọc), có thể trình báo Công an cấp xã/phường để xem xét dấu hiệu hình sự theo Điều 174 Bộ luật Hình sự (Tội lừa đảo chiếm đoạt tài sản). 

Tốt nhất bạn nên chuẩn bị đầy đủ hợp đồng, hóa đơn chuyển khoản cọc, ảnh/video tình trạng phòng lúc nhận và trả, cùng tin nhắn trao đổi về điều khoản trả cọc, và giữ nguyên bản gốc không chỉnh sửa để đảm bảo tính toàn vẹn khi cần sử dụng.

🤝 Mỗi vụ việc đều có tình tiết và chứng cứ riêng. Để được tư vấn phù hợp với hồ sơ của mình, Quý khách vui lòng liên hệ Luật sư theo thông tin dưới đây.

⚖️ LUẬT SƯ LÊ ĐỨC TUẤN
Tư vấn - Tranh tụng - Đại diện giải quyết tranh chấp trong các lĩnh vực: Dân sự - Đất đai - Thừa kế - Hôn nhân và Gia đình - Doanh nghiệp - Hình sự.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

📞 Hotline/Zalo: 0914.431.086

📍 Văn phòng: 286 Nguyễn Oanh, Phường Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh

🌐 Website: https://luatsuleductuan.com/

Luật sư Lê Đức Tuấn.

Chào Chị Nguyễn Thị Diệu Huyền,

Qua nội dung Chị trình bày, tôi hiểu rằng Chị đang thuê nhà trọ và lo ngại chủ trọ có thể không hoàn trả tiền đặt cọc khi Chị chuyển đi. Vì vậy, Chị muốn trao đổi trước với chủ trọ về việc hoàn cọc và lưu lại tin nhắn, ghi âm cuộc gọi hoặc cuộc trò chuyện để làm căn cứ nếu sau này phát sinh tranh chấp. Tôi xin tư vấn như sau:

1. Chụp màn hình tin nhắn, ghi âm cuộc gọi có thể được sử dụng làm chứng cứ không?

Có thể.

Theo Điều 94 và Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được và dữ liệu điện tử là những nguồn có thể được sử dụng làm chứng cứ trong vụ việc dân sự.

Đối với tài liệu nghe được, nhìn được như file ghi âm, ghi hình, khi giao nộp cho Tòa án cần kèm theo văn bản trình bày về xuất xứ của tài liệu, chẳng hạn Chị là người trực tiếp thực hiện việc ghi âm, ghi hình hoặc có tài liệu xác nhận về nguồn gốc của tài liệu đó.

Đối với tin nhắn trên Zalo, Messenger, SMS hoặc các nền tảng khác, Chị nên lưu giữ toàn bộ nội dung trao đổi, không chỉ chụp riêng một hoặc hai câu có lợi cho mình. Nếu có thể, Chị nên lưu cả thông tin tài khoản, số điện thoại, thời gian gửi tin nhắn và toàn bộ đoạn hội thoại liên quan.

👉 Vì vậy, nếu trước khi chuyển đi Chị nhắn tin hoặc trao đổi trực tiếp với chủ trọ về việc trả phòng, tình trạng phòng, tiền đặt cọc và thời điểm hoàn cọc thì Chị hoàn toàn có thể lưu lại những trao đổi này để làm tài liệu chứng minh khi cần thiết.

2. Những thỏa thuận quan trọng có nên ghi vào hợp đồng không?

Nên.

Việc trao đổi qua tin nhắn hoặc ghi âm có thể giúp chứng minh thỏa thuận giữa hai bên, nhưng đối với những vấn đề quan trọng như số tiền đặt cọc, điều kiện được hoàn cọc, thời điểm hoàn cọc, các trường hợp bị khấu trừ tiền cọc và trách nhiệm của mỗi bên khi chấm dứt hợp đồng, tốt nhất nên được ghi rõ trong hợp đồng thuê nhà hoặc phụ lục hợp đồng.

Theo quy định về hợp đồng thuê tài sản, quyền và nghĩa vụ của bên cho thuê và bên thuê trước hết được xác định trên cơ sở thỏa thuận giữa các bên và quy định pháp luật có liên quan.

Đối với tiền đặt cọc, Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015 cũng quy định về hậu quả pháp lý của việc một bên vi phạm thỏa thuận đặt cọc, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Do đó, Chị nên kiểm tra lại hợp đồng hiện tại xem có quy định cụ thể về:

• Số tiền đã đặt cọc;

• Thời hạn thuê và thời điểm chấm dứt hợp đồng;

• Điều kiện được nhận lại tiền cọc;

• Các khoản mà chủ trọ được phép khấu trừ vào tiền cọc;

• Thời hạn chủ trọ phải hoàn trả tiền cọc sau khi Chị trả phòng;

• Trách nhiệm của hai bên khi một bên đơn phương chấm dứt hợp đồng.

3. Nếu chủ trọ “lật lọng” không trả tiền cọc thì Chị nên làm gì?

Trước khi chuyển đi, Chị nên chủ động trao đổi bằng tin nhắn với chủ trọ và xác nhận rõ:

“Ngày ... tôi sẽ trả phòng, bàn giao phòng và thanh toán đầy đủ tiền thuê/điện/nước. Hai bên xác nhận số tiền đặt cọc là ... đồng và chủ trọ sẽ hoàn trả tiền cọc vào ngày ...”

Nếu chủ trọ đồng ý, Chị nên lưu lại toàn bộ cuộc trao đổi.

Khi trả phòng, Chị cũng nên chụp ảnh hoặc quay video toàn bộ tình trạng phòng, thiết bị, tài sản được bàn giao, đồng thời lưu lại chỉ số điện, nước và lập biên bản bàn giao nếu có thể.

Những tài liệu này sẽ giúp hạn chế trường hợp sau khi Chị chuyển đi, chủ trọ cho rằng phòng bị hư hỏng hoặc còn nghĩa vụ tài chính để lấy lý do khấu trừ tiền cọc.

Nếu đến hạn mà chủ trọ không trả tiền cọc theo thỏa thuận, Chị nên trước tiên gửi yêu cầu hoàn trả tiền cọc bằng văn bản hoặc tin nhắn, ấn định thời hạn hợp lý để chủ trọ thực hiện.

Nếu vẫn không giải quyết được, tùy giá trị tranh chấp và tình tiết cụ thể, Chị có thể yêu cầu Tòa án có thẩm quyền giải quyết tranh chấp hợp đồng thuê nhà và yêu cầu hoàn trả khoản tiền đặt cọc.

Đây về nguyên tắc là tranh chấp dân sự/hợp đồng. Vì vậy, nếu chỉ là tranh chấp về việc chủ trọ không hoàn tiền cọc thì không nên mặc nhiên xem đây là vụ việc hình sự hoặc chỉ đơn thuần “báo Công an” để đòi tiền.

👉 Tóm lại, Chị nên lưu lại tin nhắn và các cuộc trao đổi với chủ trọ, nhưng tốt nhất là những thỏa thuận quan trọng phải được thể hiện rõ trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng. Đồng thời, trước khi trả phòng, Chị nên lưu lại hình ảnh, video hiện trạng phòng và lập biên bản bàn giao để bảo vệ quyền lợi của mình.

📌 Chị có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ:

Chúng tôi có thể hỗ trợ Chị kiểm tra hợp đồng thuê nhà, đánh giá các điều khoản về tiền đặt cọc, soạn văn bản yêu cầu hoàn trả tiền cọc và tư vấn hướng giải quyết nếu chủ trọ không thực hiện đúng thỏa thuận.

⚠️ Miễn trừ trách nhiệm: Nội dung trả lời mang tính chất tham khảo, được xây dựng trên cơ sở thông tin do người hỏi cung cấp và quy định pháp luật tại thời điểm tư vấn. Giá trị chứng minh của tin nhắn, ghi âm, ghi hình và các tài liệu khác phụ thuộc vào nguồn gốc, tính xác thực, nội dung cụ thể và việc đánh giá chứng cứ của cơ quan có thẩm quyền.

Luật sư Nguyễn Văn Toàn.

⚖️ TƯ VẤN: CHỤP MÀN HÌNH TIN NHẮN, GHI ÂM CUỘC GỌI CÓ ĐƯỢC DÙNG LÀM BẰNG CHỨNG KHI TRANH CHẤP TIỀN CỌC NHÀ TRỌ?

Xin chào Nguyễn Thị Diệu Huyền,

Bạn nên lưu lại tin nhắn, chụp màn hình và ghi âm các nội dung trao đổi với chủ trọ để bảo vệ quyền lợi nếu sau này phát sinh tranh chấp. Tuy nhiên, việc một tài liệu có được Tòa án công nhận là chứng cứ còn phụ thuộc vào nguồn, cách thu thập, xuất xứ và nội dung của tài liệu đó. Bộ luật Tố tụng dân sự xác định tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được và dữ liệu điện tử đều có thể là nguồn chứng cứ. (CSDL quốc gia về pháp luật)

📌 KẾT LUẬN

✔ Tin nhắn, ảnh chụp màn hình, file ghi âm có thể được sử dụng làm nguồn chứng cứ, nhưng không phải cứ có ảnh/file là mặc nhiên được Tòa án chấp nhận toàn bộ nội dung.

✔ Nên giữ file gốc và toàn bộ cuộc trò chuyện, tránh chỉnh sửa hoặc cắt ghép.

✔ Những vấn đề quan trọng về tiền cọc và điều kiện hoàn cọc nên được ghi rõ trong hợp đồng/phụ lục bằng văn bản.

✔ Nếu chủ trọ giữ tiền cọc trái với thỏa thuận và không giải quyết, bạn có thể yêu cầu Tòa án có thẩm quyền giải quyết tranh chấp.

👉 Hướng xử lý đề xuất: Trước khi chuyển đi, bạn nên nhắn cho chủ trọ xác nhận lại bằng văn bản các nội dung: ngày trả phòng – tình trạng phòng – số tiền cọc – khoản nào được khấu trừ – số tiền được hoàn lại – ngày hoàn cọc. Khi bàn giao phòng nên chụp ảnh/quay video tình trạng phòng, chỉ số điện nước và lập biên bản bàn giao nếu có thể. Đây thường là bộ chứng cứ thực tế rất hữu ích nếu sau này xảy ra tranh chấp.

━━━━━━━━━━━━━━━━━━
ℹ️ Thông tin này được biên soạn nhằm mục đích phổ biến kiến thức pháp luật và chỉ mang tính chất tham khảo.
🚫 Nội dung không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý cho từng vụ việc cụ thể. Việc áp dụng quy định pháp luật có thể khác nhau tùy theo hồ sơ, tình tiết thực tế và các văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm áp dụng.
━━━━━━━━━━━━━━━━━━
🏢 CÔNG TY LUẬT VKE | VKE CONSULT LAW OFFICE
📞 Zalo | WhatsApp: 0944 501 512
📍 Địa chỉ: Tầng 6, Tòa nhà VVA, 279 Lý Tự Trọng, P. Bến Thành, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

Luật sư Trương Phú Nhân.

Chào bạn,

Căn cứ theo thông tin bạn cung cấp, tôi tư vấn cho bạn như sau:

Thứ nhất, ảnh chụp màn hình tin nhắn, bản ghi âm có được coi là chứng cứ không:

Ảnh chụp màn hình tin nhắn, dữ liệu điện tử và bản ghi âm có thể được sử dụng làm nguồn chứng cứ, nhưng không phải cứ xuất trình là đương nhiên được Tòa án chấp nhận.

Theo Điều 94 và Điều 95 Bộ Luật Tố tụng Dân sự năm 2015:

- Tài liệu nghe được, nhìn được và dữ liệu điện tử là nguồn chứng cứ;

- Bản ghi âm, ghi hình cần kèm theo văn bản trình bày về xuất xứ nếu người xuất trình tự ghi âm, ghi hình;

- Tin nhắn, thư điện tử và các hình thức trao đổi dữ liệu điện tử có thể được xem xét làm chứng cứ.

Điều 11 Luật giao dịch điện tử năm 2023 cũng quy định giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được đánh giá dựa trên độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ; khả năng bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng xác định người gửi, người nhận.

Do đó, bạn có thể nhắn tin hỏi chủ trọ và lưu lại nội dung trao đổi. Tuy nhiên, nên yêu cầu chủ trọ trả lời hoặc xác nhận rõ ràng; việc bạn chỉ đơn phương gửi một tin nhắn nhưng chủ trọ không phản hồi thường có giá trị chứng minh thấp hơn.

Khi lưu giữ chứng cứ, bạn cần:

- Chụp đầy đủ cuộc trò chuyện, không chỉ chụp riêng câu có lợi cho mình;

- Thể hiện rõ tài khoản, số điện thoại, ngày, giờ và nội dung trao đổi;

- Không chỉnh sửa, cắt ghép; giữ lại điện thoại và dữ liệu gốc;

- Xuất hoặc sao lưu toàn bộ cuộc trò chuyện nếu ứng dụng có chức năng này;

- Giữ hợp đồng thuê, giấy nhận cọc, chứng từ chuyển khoản, hóa đơn điện nước;

- Quay, chụp hiện trạng phòng, tài sản và số điện, nước tại thời điểm bàn giao;

- Lập biên bản bàn giao, thanh lý hợp đồng và đề nghị chủ trọ ký xác nhận.

Trường hợp số tiền tranh chấp lớn hoặc có nguy cơ tin nhắn bị xóa, bạn có thể đề nghị Văn phòng thi hành án dân sự lập vi bằng ghi nhận nội dung tin nhắn hoặc việc bàn giao phòng. Vi bằng là nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét, nhưng không thay thế hợp đồng, văn bản công chứng hoặc chứng thực.

Thứ hai, Bạn có được ghi âm cuộc nói chuyện với chủ trọ không?

Từ ngày 01/01/2026, việc thu thập, lưu trữ và sử dụng dữ liệu cá nhân phải tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025. Theo Điều 9 và Điều 11 của Luật này, việc thu thập dữ liệu cá nhân về nguyên tắc cần có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu. Điều 19 cho phép xử lý dữ liệu không cần sự đồng ý trong một số trường hợp, trong đó có trường hợp cần thiết để bảo vệ quyền, lợi ích chính đáng của mình trước hành vi xâm phạm, nhưng người xử lý dữ liệu phải chứng minh được căn cứ này.

Vì vậy, không nên mặc nhiên cho rằng mọi trường hợp bí mật ghi âm đều hợp pháp. Nếu buộc phải ghi âm để bảo vệ quyền lợi, bạn chỉ nên sử dụng trong phạm vi cần thiết như thương lượng, cung cấp cho luật sư, Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền; không nên đăng công khai lên mạng xã hội vì có thể xâm phạm quyền riêng tư, dữ liệu cá nhân, danh dự hoặc uy tín của người khác.

Đối với file ghi âm, cần giữ nguyên file gốc, không cắt ghép và ghi lại thời gian, địa điểm, thiết bị ghi âm, những người tham gia cuộc nói chuyện.

Thứ ba, nội dung về hoàn trả tiền cọc có cần ghi trong hợp đồng không?

Nếu đối tượng thuê là nhà hoặc phòng dùng để ở, Điều 163 Luật Nhà ở năm 2023 quy định hợp đồng về nhà ở phải được lập thành văn bản. Hợp đồng thuê nhà không bắt buộc phải công chứng, chứng thực, trừ khi các bên có nhu cầu, theo khoản 2 Điều 164 Luật này.

Hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng nên ghi rõ:

- Số tiền cọc và mục đích của khoản tiền cọc;

- Thời hạn thuê và thời hạn báo trước khi trả phòng;

- Trường hợp nào người thuê bị mất hoặc bị khấu trừ cọc;

- Các khoản được phép khấu trừ và cách chứng minh chi phí;

- Tiêu chí xác định hư hỏng, phân biệt với hao mòn thông thường;

- Thời điểm kiểm tra, bàn giao phòng;

- Thời hạn chủ trọ phải hoàn trả tiền cọc;

- Phương thức hoàn trả và trách nhiệm khi chậm trả.

Nếu hợp đồng hiện tại chưa ghi rõ, hai bên nên ký phụ lục hoặc biên bản thỏa thuận bổ sung. Việc xác nhận qua tin nhắn vẫn có thể được xem xét, nhưng văn bản có chữ ký của hai bên sẽ chặt chẽ hơn.

Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015 quy định khi hợp đồng được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại hoặc được trừ vào nghĩa vụ thanh toán. Tuy nhiên, không phải cứ chủ trọ chậm hoặc không trả cọc thì đương nhiên phải “đền gấp đôi”; việc xử lý khoản cọc còn phụ thuộc mục đích đặt cọc, thỏa thuận trong hợp đồng và lỗi của từng bên.

Trường hợp: Nếu chủ trọ không trả cọc thì liên hệ cơ quan nào?

Trước hết, bạn nên gửi văn bản hoặc tin nhắn yêu cầu hoàn trả tiền cọc, ghi rõ số tiền, căn cứ yêu cầu và thời hạn thanh toán. Đồng thời, nên lập biên bản bàn giao phòng và hoàn tất các khoản tiền thuê, điện, nước để tránh việc chủ trọ lấy đó làm lý do giữ cọc.

Nếu chủ trọ vẫn không trả, đây về nguyên tắc là tranh chấp dân sự về hợp đồng thuê, bạn có thể:

- Đề nghị tổ hòa giải ở cơ sở hoặc UBND cấp xã hỗ trợ hòa giải; thủ tục này không bắt buộc và cơ quan hòa giải không có quyền cưỡng chế chủ trọ trả tiền;

- Khởi kiện tại Tòa án nhân dân khu vực có thẩm quyền, thông thường được xác định theo nơi cư trú của chủ trọ, để yêu cầu trả tiền cọc và khoản lãi do chậm trả nếu có căn cứ.

Việc chủ trọ không trả cọc không đương nhiên là hành vi hình sự và cơ quan Công an thường không giải quyết thay cho Tòa án đối với tranh chấp hợp đồng dân sự. Chỉ nên trình báo cơ quan Công an nơi xảy ra vụ việc nếu có dấu hiệu rõ ràng cho thấy chủ trọ dùng thủ đoạn gian dối ngay từ đầu để chiếm đoạt tiền, nhận cọc của nhiều người rồi bỏ trốn hoặc có hành vi chiếm đoạt khác.

Để tư vấn chính xác hơn, bạn cần cung cấp thêm:

1.     Hợp đồng thuê có lập bằng văn bản hay không và còn thời hạn không?

2.     Tiền cọc là bao nhiêu, giao bằng tiền mặt hay chuyển khoản?

3.     Hợp đồng quy định thế nào về thời hạn báo trước, mất cọc và hoàn cọc?

4.     Bạn dự định trả phòng trước hạn hay đúng hạn?

5.     Chủ trọ đã nói hoặc có hành vi gì khiến bạn cho rằng họ có nguy cơ không trả cọc?

Nếu cần tư vấn thêm, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây:

Công ty Luật TNHH T2H

Trụ sở: G4-4A, Tập thể 708, xã Ngọc Hồi, thành phố Hà Nội

VP giao dịch: Số 02, ngõ 115 Chiến Thắng, phường Thanh Liệt, thành phố Hà Nội

Tel: 02422429900 – 0989656682

E-mail: huong.le@t2h.vn - contact.t2h@t2h.vn

Trân trọng!

Luật sư Lê Thị Thu Hương.

Chào bạn, vui lòng liên hệ với Luật sư theo số điện thoại 0965912929 để được tư vấn nhé.

Luật sư Lê Văn Quang.