Thủ tục công chứng

Chào bạn,

Dựa theo thông tin bạn cung cấp, chúng tôi xin đưa ra tư vấn như sau:

1. Có thể lập hợp đồng ủy quyền công chứng không?

Căn cứ theo điểm b Khoản 1 Điều 165 Bộ luật dân sự 2015:

“Điều 165. Chiếm hữu có căn cứ pháp luật

1. Chiếm hữu có căn cứ pháp luật là việc chiếm hữu tài sản trong trường hợp sau đây:

…b) Người được chủ sở hữu ủy quyền quản lý tài sản;

Vậy, trường hợp của bạn có thể lập hợp đồng ủy quyền quản lý tài sản. Mặc dù căn hộ của bạn là căn hộ du lịch, nhưng việc ủy quyền có thể được lập theo quy định chung của pháp luật dân sự.

           Căn cứ theo Khoản 2 Điều 187 Bộ luật dân sự 2015:            

“Điều 187. Quyền chiếm hữu của người được chủ sở hữu ủy quyền quản lý tài sản

…2. Người được chủ sở hữu ủy quyền quản lý tài sản không thể trở thành chủ sở hữu đối với tài sản được giao theo quy định tại Điều 236 của Bộ luật này.”

Căn cứ theo Điều 562 Bộ luật dân sự 2015:

“Điều 562. Hợp đồng ủy quyền

Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.”

Do đó, bạn có thể lập hợp đồng ủy quyền quản lý và hỗ trợ vận hành căn hộ du lịch, cho phép người bạn của bạn:

- Làm việc với ban quản lý, ban quản trị và đơn vị vận hành;

- Nhận, giao chìa khóa, thẻ ra vào;

- Đăng ký người sử dụng căn hộ theo quy định của tòa nhà;

- Hỗ trợ bạn bè, người thân, đối tác nhận và trả căn hộ;

- Phối hợp xử lý vệ sinh, bảo trì, sửa chữa, sự cố;

- Ký các biên bản, phiếu đăng ký, giấy xác nhận liên quan đến việc quản lý căn hộ;

- Thực hiện thông báo lưu trú hoặc phối hợp khai báo tạm trú cho khách theo quy định.

Đồng thời, cần loại trừ rõ các quyền có thể gây ảnh hưởng đến tài sản và cá nhân bạn, chẳng hạn:

- Không được bán, chuyển nhượng, tặng cho;

- Không được thế chấp, bảo lãnh, góp vốn;

- Không được tự ý cải tạo, sửa chữa làm thay đổi kết cấu;

- Không được tự ý ký hợp đồng cho thuê dài hạn nếu bạn không cho phép;

- Không được ủy quyền lại;

- Không được sử dụng căn hộ trái nội quy tòa nhà hoặc trái pháp luật.

2. Lưu ý về thời hạn ủy quyền

Căn cứ Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015:

“Điều 563. Thời hạn ủy quyền

Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.”

Vì vậy, không nên để trống thời hạn nếu bạn muốn ủy quyền dài hơn 01 năm.

3. Lưu ý về thông báo lưu trú

Đối với khách Việt Nam, Điều 14 Thông tư 116/2026/TT-BCA quy định đại diện cơ sở lưu trú du lịch phải thực hiện thông báo lưu trú khi có người đến lưu trú. Việc thông báo có thể thực hiện qua:

- Cổng dịch vụ công quốc gia;

- Ứng dụng VNeID;

- Phần mềm thông báo lưu trú;

- Số điện thoại, thư điện tử hoặc trang thông tin điện tử của cơ quan đăng ký cư trú.

Đối với khách nước ngoài, Điều 5 Thông tư 87/2026/TT-BCA quy định cơ sở lưu trú có trách nhiệm khai báo tạm trú cho người nước ngoài bằng phương thức điện tử hoặc Phiếu khai báo tạm trú.

Vì vậy, trong hợp đồng ủy quyền nên ghi rõ người bạn được quyền tiếp nhận thông tin khách và thực hiện thông báo, khai báo lưu trú trong phạm vi pháp luật cho phép, nhưng không được khai báo sai sự thật hoặc cho người khác sử dụng căn hộ trái quy định.

4. Hồ sơ cần chuẩn bị      

Căn cứ khoản 1 Điều 42 Luật Công chứng số 46/2024/QH15, hồ sơ công chứng giao dịch đã được soạn thảo sẵn gồm các giấy tờ chính sau:

- Dự thảo hợp đồng ủy quyền;

- Bản sao Căn cước hoặc hộ chiếu của bạn;

- Bản sao Căn cước hoặc hộ chiếu của người bạn;

- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu căn hộ hoặc giấy tờ thay thế hợp pháp;

- Hợp đồng mua bán căn hộ, nếu căn hộ chưa được cấp Giấy chứng nhận;

- Hợp đồng với đơn vị vận hành hoặc giấy tờ của chủ đầu tư, nếu cần chứng minh quyền quản lý, sử dụng;

- Giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy tờ liên quan nếu căn hộ là tài sản chung vợ chồng (nếu có);

- Văn bản đồng ý của đồng chủ sở hữu, nếu căn hộ có nhiều chủ sở hữu;

- Các giấy tờ khác liên quan đến căn hộ hoặc theo yêu cầu của tổ chức hành nghề công chứng.

Khi ký, bạn phải xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân và giấy tờ về căn hộ để công chứng viên kiểm tra, đối chiếu. Công chứng viên cũng sẽ kiểm tra năng lực hành vi, sự tự nguyện và nội dung ủy quyền.

Nếu cần tư vấn thêm, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây:

Công ty Luật TNHH T2H

Trụ sở: G4-4A, Tập thể 708, xã Ngọc Hồi, thành phố Hà Nội

VP giao dịch: Số 02, ngõ 115 Chiến Thắng, phường Thanh Liệt, thành phố Hà Nội

Tel: 02422429900 – 0989656682

E-mail: huong.le@t2h.vn - contact.t2h@t2h.vn

Trân trọng!

Luật sư Lê Thị Thu Hương.